أغراض الكشافات وأهميتها:
تحرص
مرافق المعلومات والمرافق الببليوجرافيه - على اختلاف فئاتها - على اعداد
الكشافات , لضبط النتاج الفكري , فضلا عن إتاحة المعلومات المتضمنه في
مصادر المعلومات للباحثين ,وخاصه في ظل تضخم النتاج الفكري المنشور في
الدوريات والكتب وغيرها من اوعية المعلومات وتزايده من فتره لأخرى بالإضافة
إلى تعقد اتياجات الباحثين وحاجاتهم للمعلومات والرغبه في الوصول إلى
المعلومات المطلوبه بإقصى سرعه ممكنه.وهناك عدة اغراض واهداف , تسعى
الكشافات إلى تحقيقها , اهمها على النحو التالي :1) تدل الكشافات الباحث أو
الدارس على المصادر أو المعلومات , التي تحتاجها عبر كل الأمتدادات
الزمنيه أو المكانيه أو اللغويه أو الموضوعيه , وهي بذلك تحيطه علماً بما
نشر وينشر من إنتاج فكري يتعلق بأهتماماته.2) تساعد الكشافات الباحث أو
الدارس على الأختيار أو الأقتناء للمصادر أو المعلومات التي يرغبها أكثر من
غيرها كما ترشده إلى مصادر لم تكن تخطر بباله.3) تعين الكشافات الباحث أو
الدراس على التحقق من معلوماته والعمل على استكمالها وتصحيحها .4) يمكن أن
تقدم الكشافات معلومات مفيده عن شخص ما أو موضوع ما, إذ أن الاهتمامات
الحديثه لأحد المؤلفين يمكن معرفتها من كشافات المؤلفين كما يمكن معرفة
البحث والتطور في آي موضوع بإلقاء نظره على الكشاف خاص بهذا الموضوع
.بالإضافه إلى هذا .. يمكن أن تعرف إسهام إحدى الهيئات ودورها في خدمة
البحث العلمي , أوبالنظر في كشافات يحلل محتويات الدوريات العلميه الصادر
عنها .وهكذا يتضح أن للكشافات اهميتها الكبيره , فهي بوابات مصادر
المعلومات أو هي مفاتيح مصادر المعلومت .أن الكشافات وسيلة لغاية , وليس
غاية في حد ذاتها و إنه بمثابة وصله أو حلقة الإتصال المطلوبه بين مصادر
المعلومات والباحثين عن المعلومات .وهو لايمكن ان يحل محل الأصل
كالمستخلصات مثلاً , ولكنه يلعب دور الدليل له , وتزداد قيمته كلما زاد حجم
مجموعة الوثائق أو المصادر المغطاه .وعموماً.. فإن الكشاف يقلل من الجهد
المبذول والزمن اللازمين للبحث عن المعلومات وأسترجاعها من مصادرها
المختلفه , هذا فضلاً عن انه يقدم أفضل نتائج ممكنه للبحث.وللقارىء أن
يتخيل مدى الجهد والوقت , الذي يبذله الباحث في تعريف المقالات أو الدراسات
المنشوره في الدوريات مثلاً تلك التي تتعلق ببحثه إذا رجع إلى الدوريات
نفسها وتصفحها عدداً عدداً , دون الرجوع إلى كشاف لهذه الدوريات , فلا شك
أن الكشاف سيقدم له بياناً بكافة الدراسات , التي يرغبها ومن ثم يختصر له
الوقت , ويوفر من جهده الذي يمكن أن يبذله في الإطلاع على الدراسات , وليس
في مجرد الوصول إليها هذا فضلاً عن أن الكشافات سيضع أمام الباحثين
الدراسات بصورة اكثر شمولية , وبصورة أكثر دقة .“ (1)انواع الموضوعات التي
ستختار للتكشيف :”1) عمق التكشيف DEPTH OF INDEXING :- إن اختيار الواصفه
يتأثر بعمق التكشيف أو شموله , وهذا ببساطه يعني مجموع النقاط أو الموضوعات
التي سيغطيها تكشيف الوثيقه أو مقدار التفصيل المعطى لموضوع محدد . إنه
الدرجة التي يتم بها لمـس كل الموضوعات المنفصلة في الوثيقة .وهذه يتم
اعتبارها في نشاط التكشيف ويتم تحويلها إلى لغة تكشيف النظام . لنفترض أنه
لدينا وثيقة تغطي خمسة موضوعات ( 5x, 4x ,3x ,2x, 1x) فإذا اعتبرنا كل
الموضوعات الخمسة أثناء مرحلة التحليل ويتم تحديد الواصفات لتمثيل
الموضوعات الخمسةفإنه في هذه الحالة يمكن أن نقول بـــأن التكشيف كاملاً
وإننا استطعنا أن نكشف في العمق . وبصــورة واضحه يمكــن القول بإنه كلما
كان التكشيف عميقا كلما تم توظيف المصطلحات .غير أنه هناك بعض الوثائق
لاتشتمل على أفكار عديدة مختلفة , وهنــا فالتكشيف العميــق ســوف لاينتج
مصطلحات كثيرة بغض النظر عن الشمول .منذ عشرين سنة أو أكثر كُتب الكثير حول
تأثيرات الشمول على أداء التكشيف بالإضافة إلى أن هناك حواراً مازال
مستمراً هذا الموضوع .يبدو أننا سنوافق على أن هناك مستوى أمثل من الشمول
لموقف معيــن ولكـــن لسوء الحظ لايوجد أي أحد يمكن أن يكون متأكداً من
كيفية تحديد هذه النقطـــه الأمثل .إن عمق التكشيف مرتبط بكيفية استرجاع كل
الوثائق التي لها علاقة بالموضوع من خلال نظام الاسترجاع , والتكشيف
العميق يسترجع نسبة كبيرة من الوثـــــائق ذات العلاقة الموجودة من ضمن
محتويات النظام .ولكن كلما استرجعت وثـــئق أكثر كلما كانت هناك مخاطرة
تقود للحصـــول على الوثـــائق لاعلاقة لهــا بالموضوع .كذلك عندما يرغب
المكشفون في التعامل مع هذا الشمول يجب أن يضعـوا في الأعتبار أنه في نقطة
ما ربما يؤثرون سلبياً على كفاءة النظام . والســـؤال هنــا لماذا نجهد
أنفسنا لإنجاز هذا الشمول ؟ والإجابة ببسـاطة هي حتــــى لانخاطر بإغفال أو
حجب المعلومات عن المستفيد ,وبصورة عامة فالقراء أو المستفيدين ينزعجون
أكثر من الأشياء المفقودة أكثر من كونهم لايكونوا ملائمين لفحـــص الموا
التي لا علاقة لهـا , فالنظــام المثالــي هو الذي يعطي للقراء كــل
الوثـــائق المفيدة لهم ليس أكثر من ذلك .2) دقــــة التكشــيف PRECISON OF
INDEXING :إن الدقـة التي بها نصف الوثيقـة والتي قد نسميهـا خصوصية أو
تمييز التكشـيف , تعتبر بُعـداً آخراً في اختيار الواصفات . فإذا كانت هذه
الواصفــــات المســتعملة متطابقة مع مفاهيم الموضوع في الوثائق وتعكس هذه
المفاهيم بدقة , عندها يمكن القول بأن التكشـيف محدد . وكلما كان التكشـيف
أقل دقة أو تمييزاً مطابقـــاً للمفاهيم فإن الواصفات تكون عامة وينجم عن
ذلك التداخل فــــي المعلومـــات .ومثال على ذلك "القطط" كلمة أو مصطلح
محدد أكثر من كلمة " الحيوانات" فــإذا استخدم الباحثون عن المعلومات مصطلح
الحيوانات فإنهــم سيــــحصلون علــى معلومات كثيرة على جميع أنواع
الحيوانات , والتي يمكن أن تشمل حاجاتهـــم المرغوبـه حول القطط ,فالقطط هي
مصطلح أكثر دقـة أو تحديداً , وعموماً فــإن لغة التكشـــيف الدقيقة سيكون
لها كلمات كثيرة مع واصفــات محتملــــة كثيـرة .إن استخدام المصطلح
المحدد يمكّـن البحاث من تحديد النقطة المطلوبة وحتى هذا قد تصاحبة
المخاطرة أو احتمال فقدان المعلومات .لنفترض مثلاً أن البحاث مهتميـن
بأمراض القطط ومنطقيــاً وفق طريقة تفكيرهـم يســـــتخدمون مصطلــح البــحث
" القطط" وهناك احتمالية أن الوثيقـة التي لم توصف بـــــهذا المصطلح
تتنـــــاول أمراض الحيوانات بصورة عامة , تعطي معلومات مهمة التييمكن أن
تنطبـــق على القطط ولكنها مكشفـة بالمصطلح " الحيوانات " فالبحاث سيفقدون
هذه الوثيقة .والتكشـيف والبحث المحدد والدقيق يسترجـعمجموعة صغيرة من
الوثــائق تتركز حول الأفكار المحددة , وهنا فالوئــائق الأكثر عموميــة
يتم استبعادها . مــرة أخرى نحن نواجــة بمشكلـة التوازن حيث أن البحث
الأقل دقـة أو تحديــداً يقـــود إلـى احتمالية إعطاء المستفيـدينمواد لا
علاقة لها بحاجاتهــم. فمشـكلة الدقـة تبــدأ مــــن نقطة تصميم لغة
التكشـيف.ويجب أعتبارهـا عند اختيـــار المفــــردات وتصميم المكنـز ,
وبمجرد بنـاء المكنز فإن الطريقــة الوحيــدة لتغييـر دقتـــة هــو أن
نعمـــل تغيرات رئيسيـة في المفردات , وأنه صعب جداً على المكشف أن يكــون
غير دقيــق إذا صُممت المفــرادات لغـرض الدقـة .وهنا يجب الإشـارة إلــى
أنه الشمــول غير مقيد بالمفــردات بهذة الطريقــة .طالما أن الشمول هو
قــرار يُعمـل في مرحلة التكشـيف ويمكن التحكم فيه بتحديد عدد المصطلحـــات
المسموح به للوثيقـة وبقرار المكشـف بتجاهل بعض الأوجه اعتماداً أو
تأسيساً على فهمنا لحاجات المستفيــــدمن المعلومات.3)- الثقـــل أو
الـــوزن WEIGHTING :- إن المكشـفين مدركون بأن الواصفات المقررة للوثيقــة
ليست كلها بنفس الدرجــة من الأهميــة في عكسهـا للمحتويات , فبعضـها يكون
ضروريـــاً جــداً ويصـــف المعنى الرئيسي للوثيقــة , لكـن يتردد
المكشفــون في تحديـد الواصفات التي يمكـن أن يكون لها أدنـى من الأهميــة
.لهذا فالباحث لايعــرف أهميــة الكثيـر من الواصفـات حتـى يفحص المقالة ,
والمسـاعدة في التغلب على هذه المشكلـة فــإن مفهـــوم الثقـل أو الـوزن
كان قد تم اقتراحـه لإعطاء قيمـة للمصطلح . ومـن خلال بعض أنواع الموازيـن
لتحديد مدى أهميتـة .و " وبـوركـو" ( القـــراءة المقترحـة 5) يعطـي
مجموعـة أمثلة جيـدة للنظـم التي تستخـدم الــوزن أو الثـقل فـي مرحلـة
التكشــيف , أي حــدوث النسبي لظهـور الكلمات في النص و العنـــوان .4) صنع
الأختيـار MAKING THE CHOICE :إن المدخل المألوف لمشكلـة الدقـة أو
التحديد هو ببساطة أن نكشـف إلـى درجــة دقــة الؤلف , فإذا الكاتب يتكلم
عن القطط , فالمكـشف لايملك الحق أن ينتقل إلى " الحيوانات " كمصطلح
تكشيـفي , حيث أن هذا ينقل تحليل المحتوى بعيـداً أي مـن حول عما تدور حوله
الوثيقـة .والتي بها يقلل من علاقة الوثــائق . فالاختيـــارات يجب أن
تعمل على قواعد وأساسيات الزبون أو المستفيــد CLIENTELE وكـقاعدة عامة فإن
وكالة التكشـيف تحبـذ أن المستفـيد العدي سيــذهب من مدخل المصطـلح الأوسع
وبشموليـة أكثر في حين أن خدمات التكشــيف المتخصصــة تستخدم مصطـلحــات
أضيق ثـم تقرر ما هـي الأوجــه المهمـــة والأخـرى التي يجب تجاهلــها.“
(2)
المشاركات
